Stammdaten eingeben

Schlüsselverzeichnisse erfassen

In MAGELLAN finden Sie zwei verschiedene Arten von Eingabefeldern. Die einen sind frei auszufüllen (z.B. Kürzel und Bezeichnung des Haushaltstitels), bei den anderen wurde eine Tabelle hinterlegt (z.B. Haushalt), aus denen Sie Einträge auswählen müssen. Diese Tabellen heißen Schlüsselverzeichnisse und sind in MAGELLAN Quellen für viele Eingabefelder auf den Formularen.

Sie sollen Ihnen die Arbeit bei der Dateneingabe erleichtern. Daten, die nicht in den Schlüsselverzeichnissen hinterlegt wurden, stehen Ihnen für den Eintrag in das Formularfeld nicht zur Verfügung. Sie sollten also, bevor Sie beginnen mit MAGELLAN zu arbeiten, diese Verzeichnisse editieren und den Datenbestand für Ihre Anforderungen passend gestalten. In den folgenden Abschnitten werden Ihnen die Schlüsselverzeichnisse erläutert. Um die Schlüsselverzeichnisse aufzurufen, klicken Sie auf „Verzeichnisse“ und dann auf „Weitere Schlüsselverzeichnisse“. Es öffnet sich das Dialogfenster „Schlüsselverzeichnisse“. Die Schlüsselverzeichnisse „Banken“, „Buchungsbereiche“, „Gebäude“, „Haushalte“ und „Haushaltsjahre“, „Postleitzahlen“, „Standorte“ sind dem Menüpunkt „Verzeichnisse“ direkt untergeordnet.

Im Fenster „Schlüsselverzeichnisse“ sind alle Schlüsselverzeichnisse aufgelistet, die es in MAGELLAN HAUSHALT & INVENTAR gibt. Ausgenommen sind lediglich diejenigen, die Sie unter „Verzeichnisse“ explizit aufgeführt finden, wie z.B. „Banken“. Wählen Sie das gewünschte Schlüsselverzeichnis aus, z.B. „Kategorien (Inventar)“, und klicken Sie auf „Bearbeiten“. Das gewünschte Schlüsselverzeichnis öffnet sich.

Das Verzeichnis „Kategorien (Inventar)“

Wenn nicht schon die einzelnen Schlüssel voreingestellt sind, haben Sie hier die Möglichkeit, Schlüssel einzutragen, indem Sie auf das Symbol „Neue Zeile“ klicken. Sie können dann direkt in der neu eingefügten Zeile die notwendigen Angaben wie z.B. Kürzel und Bezeichnung angeben.

Möchten Sie einen Schlüssel verändern, so markieren Sie die entsprechende Spalte in der Zeile des Schlüssels. Verändern Sie den Schlüssel nach Ihren Wünschen und klicken Sie auf das Symbol „Speichern“. Der Schlüssel wird in dem Verzeichnis geändert.

Möchten Sie einen Schlüssel löschen, so klicken Sie im Verzeichnis auf den zu löschenden Schlüssel und dann auf das Symbol „Löschen“. Nachdem Sie bestätigt haben, wird der Schlüssel aus dem Verzeichnis gelöscht. Möchten Sie ein Schlüsselverzeichnis nach Excel exportieren, so klicken Sie auf das Schaltbild für den Export nach Excel . Es öffnet sich das Dialogfenster „Liste exportieren nach“.

Wählen Sie eine Pfadangabe nach Ihren Wünschen, vergeben Sie einen Dateinamen und klicken Sie auf „Speichern“. Excel startet automatisch und öffnet die soeben angelegte Datei.

Haushaltsjahre

Haushaltsjahre sammeln die Buchungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums, dem Haushaltsjahr. In der Regel ist das ein Kalenderjahr, es kann aber auch ein beliebiger anderer Zeitraum sein. Haushaltstitel sind daher einem Haushaltsjahr zugeordnet. Buchungen werden durch das Buchungsdatum implizit dem Haushaltsjahr zugeordnet. Da jede Haushaltsstelle zu einem Haushaltstitel gehört, sind auch die Haushaltsstellen implizit einem Haushaltsjahr zugeordnet.

Hat ein Haushaltstitel am Ende des Haushaltsjahres noch Geld übrig, kann dieser Geldbetrag als sog. Restübernahme in das folgende Haushaltsjahr übernommen werden. Sie können neue Haushaltsjahre wie folgt anlegen:

1. Gehen Sie auf „Verzeichnisse / Haushaltsjahre“
2. Legen Sie über das Symbol „Zeile hinzufügen“ ein neues Haushaltsjahr an und tragen Sie die entsprechenden Daten ein.

Mandanten erfassen

In MAGELLAN HAUSHALT & INVENTAR muss mindestens ein Mandant definiert sein. Wie schon früher erwähnt, ist der Mandant in der Regel Ihre eigene Schule. In der Standardversion von MAGELLAN können Sie nur einen Mandanten eintragen. Dieser Mandant entspricht Ihrer Schule. Besitzen Sie eine SchoolCentral-Lizenz für mehrere Mandanten, können Sie mehr als einen Mandanten in MAGELLAN erfassen. Alle Stammdaten in MAGELLAN sind automatisch einem Mandanten zugeordnet. Alle Betrachtungen in MAGELLAN erfolgen auf Basis des aktuell ausgewählten Mandanten.

In der oberen Symbolleiste finden Sie ganz links das Kürzel des aktuell eingestellten Mandanten. Besitzen Sie eine mandantenfähige Version von MAGELLAN, so müssen Sie bei Bedarf zwischen den Mandanten wechseln, um die gewünschten Daten zum jeweiligen Mandanten zu sehen.

Lieferanten erfassen

In der Ansicht „Lieferanten“ können Sie alle Lieferanten aufnehmen.

So erfassen Sie einen neuen Lieferanten:

1. Klicken Sie auf „Ansicht“ und dann auf „Lieferanten“.
2. Klicken Sie auf „Bearbeiten“ und dann auf „Neuer Datensatz“.
3. Im darauf folgenden Dialogfenster „Neuer Lieferant“ können Sie die Grunddaten des Lieferanten angeben.
4. Klicken Sie anschließen auf OK.